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会计电算化下会计档案管理研究

摘要:随着计算机技术的应用和普及,网络信息技术的飞速发展,人类已进入信息时代。计算机的大量使用使财务工作也由原来的计算机化逐步走向信息化,电子化。财务信息处理与传递也逐步实现了自动化,电子化,无纸化,实时化。与此同时,财务档案管理工作也发生了质的变化。财务档案是企业,行政事业单位经济活动的重要记录,电子管理有利于其长期保存和方便有效的查询。由于会计档案种类繁多,从手工记录向电子归档过渡的过程漫长,电子档案具有高度灵活性和系统依赖性,这就导致了电子档案长期保存中存在诸多问题。因此,需要管理者积极采取对策,从思想,人员,制度,体系等多层面上保障电子会计档案长期保存。

关键词:会计档案;电子档案;信息化

随着会计电算化在会计领域的应用和普及,会计电子档案的管理显得越来越重要。对于一个企业来说,定期进行运营数据分析是可以帮助企业更快更好地发展的,运营数据分析的前提条件是能够很好地存储,分类,分析运营数据。但由于企业日常经营所需的数据种类繁多,信息量大,难以保存和整理,所以在过去的经营过程中,一般企业对经营数据的分析都比较简单。直到电子存储器和计算机的出现,为企业的数据存储和分析带来了极大的便利,节省了大量的人力,物力。此外,会计电算化档案是企业经营过程中产生的财务信息,对风险管理,经营分析有重要作用。因此,我国颁布了相关法律,明确规定了电子会计档案的长期保存。这样就需要企业会计档案的管理。但实际情况却存在管理者不重视,管理制度不完善,人员不专业等问题,电子档案一旦丢失,原始纸质档案再无人查询时,造成损失巨大。因此,必须重视会计电算化档案的长期保存问题,培养专业人才,从软件,硬件等各个方面完善。

一,会计电算化档案长期保存面临的问题

(一)对长期保存工作重视不够

在现代,无论是时下的科技还是时下的企业,发展速度都可以用“瞬息万变”来描述,快速发展的背景下,必然会产生大量的经营数据,但企业员工甚至一些企业负责人,在经营企业的过程中,却不注重经营数据的存储与整理,从根本上认为这些数据并不重要,或花费时间和精力于这些不能直接为企业带来利润的繁杂数据上,这就导致企业员工的思维转变跟不上信息化的要求,对电子会计档案的长期保存也缺乏必要的认识。电子会计档案在思想上认为是为了应付政府的要求和检查,日常工作仍然依靠手工操作,导致电子档案进度缓慢。战略性管理行动中,经费支持不足,电子档案管理所需要支持的系统软件,服务器,硬件设备落后,不足以支持档案长期保存。即使在互联网和存储设备发达的今天,仍然不能很好地对企业数据进行管理和操作,实际上给企业的发展带来了一定的潜在危险,因为企业没有科学,系统地整理过去的操作数据,因此不能对企业过去的操作状况进行合理的反思,如果被竞争者发现,很可能直接导致企业被竞争者超越。

(二)管理制度不健全

会计电算化档案在长期保存过程中,许多企业都不会专门定制相关的管理制度和方法,让各个部门的负责人自己去处理,而没有一个专业的数据存储负责人,这样当部门负责人精力不够的时候,就会出现部门负责人疏忽对数据的收集和整理,久而久之,数据丢失越来越多,数据漏洞越来越大,最后整个数据系统崩溃,无法从七零八碎的数据碎片中获取任何有效的信息,却还不敢轻易地销毁这些信息,总担心会留下一些有用的信息,于是又强行保存起来。此外,当部门主管升职或调动时,往往只会集中精力交接重点工作内容,习惯性地将这些繁杂的数据知识打包丢给下一个部门主管,因为没有规定的信息处理流程和存储规范,新主管面对这些庞大的数据时,更是不知如何处理,只能任其发展,从而形成了一个恶行循环,特别是会计档案,这种不健全的管理制度,将给档案存储带来很大风险。财务档案是由会计凭证,帐簿,报表等多维记录组成的,业务流程不合理将导致财务档案不及时归档,遗漏,失实篡改。

(三)会计人员素质有待提高

术有专长,不同的人擅长不同的事情,所以,为了保存档案,企业还应该拿出专门的经费和人力进行专人专事的负责,因为从目前许多企业的档案存放情况来看,大多是兼任档案管理员,首先没有额外的报酬,工作人员对此事的态度也很难端正和积极负责,其次兼职人员的技术水平,经验,精力都不能满足企业的档案管理要求。因此最终将导致档案丢失,而负责人至今仍未找到为此负责的人。所以企业必须重视人才的引进和档案的使用,在选人时要慎重考察其专业水平,工作能力是否能满足档案管理的要求。总之,档案长期保存面临着很大的风险,还需要管理人员,会计人员具有很强的专业,会计知识,计算机技术和档案管理能力。但目前企业的实际员工中,具备三种能力的人较少。导致业务操作,文件归档,文件更新等各环节出现断层风险,影响电子会计档案长期保存质量。

(四)信息和支持系统的复杂性

国家颁布了相关管理办法,将会计电算化档案按类别划分为10年,30年,具有较高的保存期限要求。正是因此,要求存储年长,因此所产生的数据内容也必然会繁杂庞大,因此对信息存储载体的质量要求较高,如采用移动硬盘,随着时间的推移,硬盘的质量也会逐渐下降,一旦硬盘发生损坏,再没有备份,就会导致数据全部丢失,如果采用云端存储,那么一旦被黑客入侵,就很容易造成数据流失,泄露企业机密信息和文件,给信息安全带来极大的隐患,所以说会计档案中的信息内容复杂,这一工作难度很大。纸质档案与电子档案长期共存,还应保证档案信息的一致性。电子档案的长期保存对系统提出了更高的要求,需要软硬件的支持。

二,会计电算化档案长期保存的优化策略

(一)完善会计电算化档案管理系统

电子会计档案具有诸多优点,它对各种业务的开展都会产生重要影响。既能提高管理水平,又能节约经营成本,提高工作效率,减少资源浪费,促进企事业单位信息化建设。电子会计档案是大势所趋,但所有这些优点都是建立在有了清晰明确的管理制度的前提下,没有规则,不成文的规定,没有清晰明了的管理制度,所有这些优点都将是无稽之谈,甚至会因管理不善而给企业带来重大损失,而制定管理制度是电子档案长期保存的制度保障。因此任何企业在开展业务之初,都应重视档案管理流程的建立,从最开始就让档案管理进入良性循环,否则就会给企业埋下安全隐患。其本身的复杂性,决定了对会计档案信息的高要求,高系统。选择人员时,必须对有能力,有原则的人进行筛选,这样才能保证档案的安全,规范,保密,兼容性,智能性,否则,在档案管理过程中也会出现一些意外情况,造成档案丢失或收集遗漏,给企业的发展带来不可估量的损失。总之,企业在发展过程中,档案管理工作需要完善的管理体系来支撑。包括业务操作规范,组织流程规范,风险控制制度等,涵盖了档案的归档,查询,备份,岗位职责等各个环节的管理规范。学习专业公司和同行先进管理经验,借鉴优秀管理方法,结合本单位实际,进行优化调整。对本单位现行会计管理制度进行系统梳理,对不能覆盖长期保存的档案予以完善。系统介绍每一个环节的操作方法,明确每一个岗位的职责,保证各项制度落实到位,员工严格按照操作规范管理档案。为应对系统崩溃,操作失误等突发事件,还应建立备份系统。纸制文件和电子文件长期共存是必要的,电子文件的保存也应定期做备份,以防止信息被破坏后的恢复。

(二)完善专业技术体系

对会计电子档案来说,档案的存储往往是专用系统,这类系统的安全性和可靠性都比较高,同时,这类系统的运行对计算机或相关设备的要求也比较高,一般的设备是不能满足系统的运行要求的,因此,企业在进行档案管理的过程中,需要拿出专用经费,进行设备的采购和管理,并且,随着档案数量的增加,对硬件的要求也会越来越高,因此,企业必须定期对档案管理的硬件设施进行更新,以使档案管理工作能够持续,安全,可靠地进行。企业可根据自身发展情况,预先判断未来企业可能产生的档案数量,提前对设备进行规划,这样就可以防止因设备原因不能让档案及时存储而造成的档案数量过多,给企业发展带来一定的阻力。要想长期保持信心,更需要完善的电脑系统支持。与会计业务流程相匹配的系统功能,满足长期保存的需要。并且计算机技术日新月异,系统不断更新升级,在更新升级的过程中,要保证档案能完整保存。电算化会计档案与不断更新的制度相适应。保证会计电算化系统的兼容性和智能化。过去,电子档案的存储主要依靠电子表格来完成,但随着近年来互联网行业的不断发展,云计算技术的不断更新和出现,对电子档案的长期保存提出了新的要求,传到传统的电子表格上,存储方式已不能满足企业的需求。这是因为近年来我国经济的快速发展,也意味着各行各业的企业都有了良好的发展,在发展的过程中,也产生了大量的信息和数据,而这些数据,又具有内容丰富,领域广泛的特点,必须借助于专用的计算机操作系统,才能满足档案的存储要求。引进或开发适用于本企业会计业务的软件,尽量采用会计,财务软件系统一致,保证数据对接。配置专业技术系统维护人员,做好技术系统风险预防和控制,定期对系统进行检查和维护,防止黑客攻击,病毒入侵和系统问题,确保档案信息安全。

(三)培养高素质的专业人才

互联网行业的快速发展,大数据的应用也越来越广泛,而大数据对企业的信息管理和档案保存有着重要的作用,因此,企业在进行档案管理和信息存储的过程中,必须严格地进行高标准的人才选择,必须选择具有管理思维的专业会计人才,这样才能保证与会计相关的档案,能够在企业中安全地进行中长期保存。一个专业的电子会计档案管理人员首先要具备信息化管理系统中基本会计知识和管理能力,同时还要有严格的原则,对于企业中的任何一个部门的领导,都能一视同仁,严格按照档案查阅与管理制度进行档案的收集与归档,总之,一个专业的电子会计档案管理人员在信息化管理下需要有很强的综合素质。以专业技能这一角度,电子档案管理人员要具备综合能力,才能全面了解企业在发展过程中所掌握的全部会计信息和档案,才能在第一时间对这些档案进行科学合理的分类和保存,才能在第一时间对公司的绝密档案和数据进行严格的控制,同时,对于各业务环节中的岗位,才能要求各部门及时对数据进行上报,即能与发展过程中的各部门,各人员进行良性沟通,从而第一时间促进档案归一化,避免档案丢失现象,增加信息维护难度,影响工作效率。除专业知识外,电子档案管理人员还需具备较强的职业道德,严格按照公司规章制度进行档案的收集和管理,对公司内部的重要文件,信息,做到绝对保密不泄露,因为除了专业技能外,档案的质量也是企业选拔任用人员过程中的重要参考指标,否则,若用人不当,将给企业带来严重的损失,这种损失往往是无法弥补的,因此,企业在选拔任用人员时,要对其专业知识进行考察,还要对其人品进行背景调查,正式聘用的会计专业人员,以后还要定期向其进行提醒和指导,使其在工作过程中,始终保持高尚的职业道德和良好的人品,只有这样,才能保证会计电子档案管理人员不出问题,以防给企业带来负面影响。与此同时,由于这一类别的工作内容多而复杂,企业往往对这一类别的人才配备不能过多,因此,企业在日常的发展过程中,需要对会计档案管理人员给予更多的关心和帮助,使他们能在复杂繁重的工作中感受到温暖,能有积极的心态来从事档案管理工作,否则也会影响管理人员的工作情绪,进而导致在面对繁杂的档案和资料时,无法以一种平和的心态来进行处理和整理,从而增加了档案管理和归纳过程中的失误率,也会对企业的发展造成不利影响。企业的发展过程中,由于企业也是在不断的发展和进步,所以要有一种长期的学习的精神和意识,这样才能提高企业人员的技能水平,但由于会计电子档案管理人员日常工作繁杂,任务繁重,可能缺少相关的时间进行自我提升,因此需要企业在发展过程中,能有计划,有针对性地对电子档案管理人员进行相关的技能培训,从而提高电子档案管理员的技能水平和思维意识,使其能跟上企业的发展步伐,并能在企业的发展过程中,对企业的电子档案进行科学,合理的归纳和整理,以保证档案管理不出问题,避免给企业带来不必要的麻烦。

(四)加强情报管理和发展

因为档案是存放在相关系统中的,所以,企业还必须对内部网络进行安全加固,即企业在发展过程中,必须对内部网络进行一定的人力,财力投入,以确保内部网络的安全可靠,这样才能防止竞争者或黑客的入侵,将企业内部的信息进行摘录,从而对企业的发展造成不利的影响,特别是关于网络安全方面,大多数企业实际上都是非专业的,常常是与第三方网络安全公司合作,因此企业也需要在发展过程中,不断地学习网络安全方面的知识,以增强自我网络安全防范意识,进而保证企业的电子档案安全可靠地进行长期保存。储存档案的目的是为了在需要时能利用档案,从档案中获得有效的信息,为企业的发展提供帮助,因此,对于电子档案来说,使用过程中最需要保证的是信息的安全,因此,需要建立严格的档案查看权限管理制度,特别是在档案中不同角色看待问题的角度不同,分析问题的角度也不同,这将直接影响到企业的发展和走向,因此,在企业的档案查看过程中,需要对不同的人设置不同的权限,在规定的权限范围内,才能查看相关资料,坚决不允许滥用职权,越级查看不属于自己管辖范围内的相关资料。制订严格的档案利用和借用规范,对档案信息的使用实行系统化管理,科学,规范地使用电子档案。该系统还应具有记录功能,做到操作留痕,使用留痕,问题可追溯到个人。保证会计,档案保管工作的严肃性。长期保存电子会计档案,不仅是为了控制企业经营风险,本身还具有极大的经济分析价值。既要严格控制,又要合理利用。怎样对电子会计档案进行有效利用,需要相关技术支持,支持共享和开发,合理分析并保密。当今大数据,云计算的发展,为电子会计档案价值的开发提供了技术手段。由长期保存的电子会计档案形成了一个庞大的数据库,是一个潜在的数据宝藏。利用大数据手段,培养专业人才,利用数据分析,挖掘电子会计档案的经济价值。采用数据分析的方法,总结企业的发展状况,洞察市场商机,优化企业的决策,从而促进企业管理的精细化和科学化。对政府管理具有一定的参考价值。通过对档案信息的分析过程,还可以及时发现档案保存的优缺点,根据实际应用需要倒逼会计工作档案信息管理的发展。

三,结论

电子会计档案长期保存是会计档案管理的必然趋势,但由于时代的不断发展和科技水平的不断提高,对会计档案的管理和存储提出了更高的要求,并将得到企业的不断发展壮大,产生的数据也将更多,对设备的要求也将更高,因而也将受到复杂的会计工作和系统支持的限制,在发展过程中必然会出现许多问题,因此需要企业不断地进行反思,以便能在发展过程中及时地发现问题,并及时地进行整改,为企业的发展带来积极的影响。这既有技术方面的问题,也有非技术方面的问题,一般而言,包括企业的思想认识,管理缺陷,人才缺乏等,但可以通过一系列措施加以改进。企业迫切需要在大数据,云计算和区块链技术的支持下,改变传统管理方式,以信息化,科学化,规范化的方式,对电子会计档案进行长期管理,实现电子会计档案的完善管理系统,专业人才体系,电子档案资源开发与利用。

参考文献:

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作者:武新英 单位:辽宁省朝阳县基础设施建设投资有限公司

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